Personelin görev tanımlarını oluşturmak, işlevi ve sonuçları ile itibariyle oldukça ciddi ve önemli bir iş. Personel seçiminden, performans takibine, prim ücret sisteminden çalışan memnuniyetine ve hatta süreçlerin akışlarına kadar etki alanı mevcut.
Peki bu önemli iş nasıl yapılır. İşte hiç bir arama motorunda bulamayacağınız görev tanımı oluşturma metodları. Üstelik uygulamadan örneklerle...
1. Arama Motorundan Bir Konu Araştırma
Yönetici sizden acil bir bilgi,
örneğin x firmasının çalıştığı bayilerin listesini ister. Google’dan yada firmanın internet sitesinden bakıp
gönderdiniz. Kısa bir iş yaptım sanmayın. Devamı gelir. Mailinize cevap; “Bir
de bu firmanın organizayon yapısını bulabilir misin?”. “Firmanın mali verilerine bakar mısın”,
“Firmanın tedarikçileri kimmiş”….Giderek spesifikleşen bilgi talepleri veee
yeni görev tanımınız hayırlı olsun. “Her türlü bilgi ve belge aracılığı ile
Benchmarking çalışmalarını yapmak”. (Sadece google’dan kısa bir şey bakmıştınızJ
2.
Telefonu
Açan Talihli Olma
Ofiste telefon çalıyor, sizinki değil. Tüm iyi niyetinizle
telefonu açtınız. Sizden Ankara’ya gönderilen mal sevkiyatı ile ilgili bilgi
istendi. Oysa siz muhasebecisiniz. Bilmiyorum dediniz ama acil bir iş ve
sorumluya ulaşılamıyor.(Yada sorumlu belli olmuyor çoğu zaman). Bir şekilde
ucundan deresinden bir bilgi bulup verdiniz. Mesela yarın ulaşacakmış….Haydi
hayırlısı yeni görev tanımınız: “Sevkiyatla ilgili sorunları araştırır ve
çözer”…..
3.
O
Sırada Orada Olma Durumu
Yan birimdeki arkadaşınızı kısa
bir ziyarete gittiniz. Yöneticiniz de orada. Acil işi çıkıyor ve sizi oradaki
konusunu dahi bilmediğiniz toplantıya çağırdı.”Konuşulanları not al yeter”
dedi. Artık biliyorsunuz, işte yeni görev tanımı; “Toplantı notlarını tutar,
yayınlar”. Ayrıca toplantıdaki konuyu da iyi öğrenin çünkü o konu da artık kucağınızda J
4.
Daha
Önce Yapılmamış, Garip Guraba Fakir Fukara Sahipsiz İşleri İyi Yapma Durumu
Kimsenin el sürmediği işlere bir
dokunma ile başlayan serüven de denebilir. Misal, finans elemanısınız. Yeni bir
ofisiniz açıldı. Ofis çalışanlarının servis güzergahının düzenlenmesi gerek.
Bunu daha önce yapan biri olmamış. Siz bir konuşmada, “ben o bölgeyi biliyorum”
deme gafletine düştünüz. Servis güzergahı düzenleme işiniz mübarek olsunJ
Hatta bir süre sonra yeni gelen her personel sizi arayacak ve “Servis işlerine
siz bakıyormuşsunuz…” diye başlayan görüşmeler uzayıııp gidecek.
Yani özetle Türkiye’de görev
tanımları böyle oluşur. Hani bir resim çekilirken arkadan geçen adam misali o
fotoda çıktıysanız, siz artık o fotoğrafın vazgeçilmez bir parçasısınız.
Bu durumlarda bazen hayır demeyi, bazen bu işlerden de mükemmel işler çıkaramayı bazen de kabullenmeyi öğrenmek gerekiyor sanırım...
